Wachperson anlegen
Sie erfassen Stammdaten, Bewacher-ID und die für Ihre interne Prüfung relevanten Nachweise. Dokumente werden der jeweiligen Person zugeordnet.
Für Bewachungsunternehmen
Nachweise vor jedem Einsatz vollständig prüfen
Wachakte führt keine behördlichen Prüfungen durch, beantragt keine Bewacher-ID und ersetzt keine rechtliche Beratung. Die Software bündelt Qualifikation, Registerstatus und Unterweisungen je Wachperson, damit Ihre Disposition vor dem Einsatz nachvollziehbar prüfen kann.
- Für Wachpersonen
- Pilotphase
- Deutsche Rechtsquellen
- Früher Zugang
§ 34a GewOErlaubnis im Bewachungsgewerbe
Bewacher-IDRegisterbezug je Person
IHK-NachweisUnterrichtung oder Sachkunde
UnterweisungArbeits- und objektspezifisch
Der tägliche Engpass
Wenn Nachweise der Disposition hinterherlaufen
Aushilfen, Objektwechsel und kurzfristige Einsätze machen aus einzelnen Personalakten schnell ein Risiko. Fehlt ein Nachweis oder ist sein Stand unklar, darf die Disposition nicht raten.
Viele wechselnde Personen
Neue Wachpersonen kommen hinzu, Aushilfen werden kurzfristig angefragt und Personal wechselt zwischen Objekten. Papierakten und einzelne Tabellen bilden diese Bewegung oft nicht zuverlässig ab.
Nachweise liegen verstreut
IHK-Bescheinigung, Bewacher-ID, Unterweisungsprotokoll und Ausweisablage liegen häufig in verschiedenen Ordnern. Vor einem Einsatz entsteht dadurch eine unnötige Suche.
Freigaben bleiben unklar
Eine vorhandene Datei sagt nicht immer, ob die Person für den vorgesehenen Einsatz intern freigegeben wurde. Besonders bei Veranstaltungen braucht die Disposition eine eindeutige Entscheidung.
Auftraggeber fragen nach
Öffentliche und gewerbliche Auftraggeber erwarten belastbare Dokumentation. Nachforderungen binden Zeit und legen offen, wenn Unterlagen nicht geordnet sind.
Die Arbeitsweise
Eine Akte, die vor dem Einsatz spricht
Wachakte ordnet die Angaben, die Ihre Disposition für Wachpersonen benötigt, an einem Ort. Das System macht fehlende oder intern noch nicht freigegebene Informationen sichtbar, es entscheidet jedoch nicht über die rechtliche Zulässigkeit eines Einsatzes.
Nachweise prüfen
Sie hinterlegen etwa Unterrichtung, Sachkundeprüfung und Unterweisungen mit ihrem jeweiligen Status. So bleibt sichtbar, was vorliegt und was noch geklärt werden muss.
Einsatz vorbereiten
Die Disposition prüft den hinterlegten Aktenstand vor der Zuordnung. Interne Freigaben und Hinweise lassen sich zur Person festhalten.
Für den Aktenalltag
Die Funktionen von Wachakte
Wachakte ist auf die wiederkehrenden Nachweisfragen im Bewachungsgewerbe zugeschnitten. Sie ersetzt keine Behördenportale, sondern schafft eine arbeitsfähige interne Akte.
Personenakte
Für jede Wachperson entsteht eine zentrale Akte mit den Angaben, die Ihre Disposition benötigt.
Bewacher-ID erfassen
Die Bewacher-ID kann an der Person hinterlegt werden, damit der Registerbezug nicht in E-Mails verschwindet.
Qualifikationen ablegen
Unterrichtung und Sachkundeprüfung lassen sich mit Dokumenten und Vermerken zur Prüfung erfassen.
Unterweisungen führen
Arbeits- und objektspezifische Unterweisungen werden je Wachperson dokumentiert.
Dokumente zuordnen
Dateien bleiben bei der passenden Person statt in allgemeinen Ablagen ohne Zusammenhang.
Prüfstatus setzen
Sie kennzeichnen intern, ob ein Nachweis geprüft, offen oder klärungsbedürftig ist.
Hinweise vormerken
Notizen helfen der Disposition, Besonderheiten vor einer Besetzung zu erkennen.
Akte durchsuchen
Wachpersonen und ihre hinterlegten Angaben sind für berechtigte Mitarbeitende auffindbar.
Für Disposition und Leitung
Weniger Unklarheit vor der Schicht
Wachakte schafft keinen rechtlichen Freifahrtschein. Sie hilft dabei, die Informationen für Ihre eigene Entscheidung geordnet und rechtzeitig vorzulegen.
Besetzungen prüfen
Die Disposition sieht die hinterlegten Nachweise bei der einzelnen Wachperson. Damit beginnt die Prüfung nicht erst mit einer Ordnersuche.
Aushilfen einordnen
Auch kurzfristig eingesetzte Personen erhalten eine nachvollziehbare Akte. So bleibt erkennbar, welche Unterlagen noch fehlen oder geprüft werden müssen.
Rückfragen beantworten
Bei internen Kontrollen oder Nachfragen eines Auftraggebers sind zugeordnete Unterlagen leichter zusammenzustellen. Die Prüfung der inhaltlichen Anforderungen bleibt Ihre Aufgabe.
Verantwortung trennen
Wachakte dokumentiert Ihren internen Bearbeitungsstand. Behördliche Entscheidungen, Registereintragungen und IHK-Prüfungen erfolgen weiterhin außerhalb der Software.
Rechtlicher Rahmen
Was im Bewachungsgewerbe nachprüfbar gilt
Wachakte richtet sich an konkreten Pflichten aus, nicht an pauschalen Compliance-Versprechen. Die folgenden Anforderungen sollten Unternehmen anhand der genannten Quellen und ihres Einzelfalls prüfen.
Erlaubnis und Zuverlässigkeit
Wer gewerbsmäßig Leben oder Eigentum fremder Personen bewachen will, benötigt eine Erlaubnis der zuständigen Behörde. Die Erlaubnis setzt unter anderem die Zuverlässigkeit des Gewerbetreibenden voraus.
Grundlage: § 34a Absatz 1 Gewerbeordnung (GewO)Qualifikation von Wachpersonen
Für die Beschäftigung von Wachpersonen verlangt das Gesetz je nach Tätigkeit eine Unterrichtung oder eine Sachkundeprüfung bei einer Industrie- und Handelskammer. Bestimmte Tätigkeiten dürfen nur von Personen mit Sachkundeprüfung ausgeübt werden.
Grundlage: § 34a Absatz 1a Gewerbeordnung (GewO); § 9 Bewachungsverordnung (BewachV)Eintrag im Bewacherregister
Gewerbetreibende müssen die für das Bewacherregister erforderlichen Daten zu Wachpersonen übermitteln. Änderungen der gespeicherten Daten sind der zuständigen Behörde unverzüglich mitzuteilen.
Grundlage: § 11b Gewerbeordnung (GewO)Worauf Wachakte achtet
- Rechtsquellen benannt. Hinweise in Wachakte sollen auf konkrete Rechtsgrundlagen und interne Prüfaufgaben verweisen.
- Keine Behördenfunktion. Wachakte ersetzt weder das Bewacherregister noch Entscheidungen der zuständigen Behörde.
- Dokumentierte Unterweisung. Unterweisungen können in der Personalakte festgehalten werden, ihre fachliche Durchführung bleibt beim Arbeitgeber.
- Interne Freigabe. Der Prüfstatus bildet eine interne Arbeitsentscheidung ab, keine amtliche Bestätigung.
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor der Fachbeiträge von Wachakte.
Pilotpreise
Abrechnung nach aktiven Wachpersonen
Wachakte kostet 1,50 Euro pro aktiver Wachperson und Monat, mindestens 39 Euro im Monat. In der Pilotphase erhalten Erstanwender Zugang und können Rückmeldungen zur Arbeitsweise einbringen.
Mindestumfang
Für kleinere Teams oder den Einstieg mit einer überschaubaren Zahl aktiver Wachpersonen.
39 Europro Monat
- Mindestpreis für bis zu 26 aktive Wachpersonen
- Personenakten verwalten
- Nachweise und Dokumente zuordnen
- Unterweisungen festhalten
- Interne Prüfstatus nutzen
Der Mindestpreis gilt unabhängig von einer geringeren Personenzahl.
Wachsendes Team
Für Unternehmen mit regelmäßigem Wechsel bei Wachpersonen und Aushilfen.
90 Europro Monat bei 60 Aktiven
- Abrechnung mit 1,50 Euro je aktivem Wachperson
- Personenakten und Dokumente
- Qualifikationen erfassen
- Bewacher-ID hinterlegen
- Unterweisungen dokumentieren
- Prüfstatus für die Disposition
Beispielrechnung für 60 aktive Wachpersonen.
Großer Betrieb
Für Sicherheitsunternehmen mit vielen Objektteams und bis zu 200 aktiven Wachpersonen.
300 Europro Monat bei 200 Aktiven
- Abrechnung mit 1,50 Euro je aktiver Wachperson
- Akten für bis zu 200 Aktive
- Dokumente zentral zuordnen
- Prüfstände nachvollziehen
- Unterweisungen verwalten
- Pilotzugang mit Rückmeldung
Beispielrechnung für 200 aktive Wachpersonen.
Alle Preise verstehen sich monatlich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt. Abgerechnet wird nach den im jeweiligen Monat aktiven Wachpersonen.
Fragen aus der Praxis
Was Wachakte kann und was nicht
Hier finden Sie Antworten für Sicherheitsunternehmen, die ihre Wachpersonenakten geordnet führen wollen.
Beantragt Wachakte die Bewacher-ID für unsere Wachpersonen?
Nein. Die Bewacher-ID und die Eintragung im Bewacherregister werden über die vorgesehenen behördlichen Verfahren bearbeitet. Wachakte bietet eine Stelle, um die ID und Ihren internen Bearbeitungsstand zur Person zu dokumentieren.
Prüft Wachakte die Zuverlässigkeit einer Wachperson?
Nein. Die Zuverlässigkeitsprüfung ist eine behördliche Aufgabe. Wachakte kann keine behördliche Auskunft ersetzen und trifft keine Aussage darüber, ob eine Person zuverlässig ist.
Ersetzt Wachakte die Sachkundeprüfung nach § 34a GewO?
Nein. Die Sachkundeprüfung wird bei einer Industrie- und Handelskammer abgelegt. Wachakte dient dazu, den vorhandenen Nachweis in Ihrer Personalakte zu hinterlegen und intern zu prüfen.
Können wir auch Aushilfen und kurzfristige Kräfte führen?
Ja. Gerade bei wechselnden Kräften kann eine einheitliche Akte helfen, Unterlagen nicht nur in einzelnen E-Mail-Postfächern zu verwalten. Vor dem Einsatz müssen Sie trotzdem selbst prüfen, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Ist eine Unterrichtung bei der IHK immer ausreichend?
Nein. Für bestimmte Tätigkeiten verlangt § 34a GewO eine Sachkundeprüfung. Welche Voraussetzung für den konkreten Einsatz gilt, muss Ihr Unternehmen anhand der Tätigkeit und der Rechtslage prüfen.
Kann Wachakte nachweisen, dass wir rechtssicher handeln?
Nein. Software kann Unterlagen und interne Abläufe dokumentieren, aber keine Rechtssicherheit bescheinigen. Die Verantwortung für Beschäftigung, Einsatzplanung und Dokumentation bleibt beim Bewachungsunternehmen.
Wer kann den Pilotzugang nutzen?
Der Pilot richtet sich an deutsche Sicherheits- und Bewachungsunternehmen mit etwa zehn bis zweihundert Mitarbeitenden. Besonders passend ist Wachakte für Teams mit Objekt- und Veranstaltungsschutz sowie häufig wechselnden Wachpersonen.
Wachakte Magazin
Einordnung zu Nachweisen und Einsätzen
Das Magazin erklärt häufige Fragen rund um Sachkunde, Unterrichtung, Bewacherregister und die Dokumentation im Sicherheitsdienst.
Praxisbeispiel: Aushilfen für ein Event freigeben
Ein Sicherheitsunternehmen plant einen Veranstaltungsauftrag mit kurzfristig verfügbaren Aushilfen. Der Fall zeigt Schritt für Schritt, wie Nachweise, Status und Ersatzbesetzung in einer nachvollziehbaren Rechnung zusammenlaufen.
Vorlagen für Nachweise in der Wachpersonenakte
Der Beitrag beschreibt die Dokumente, die eine belastbare Wachpersonenakte braucht, und die Angaben, die darin nicht fehlen dürfen. Er trennt gesetzliche Aufbewahrungspflichten von betrieblichen Dokumentationsentscheidungen.
Personalakte, Excel oder Wachakte im Vergleich
Der Beitrag vergleicht drei Wege, um Qualifikationen, Registerstatus und Unterweisungen zu steuern. Die Kriterien richten sich an Betriebe mit wechselnden Einsatzorten, Aushilfen und vielen kurzfristigen Dispositionen.
Pilotphase
Wachakte für Ihren Einsatzalltag prüfen
Sie möchten sehen, wie Wachakte zu Ihrer Disposition und Ihren Personalakten passt? Fragen Sie eine Vorführung, einen frühen Zugang oder ein Angebot an.
- Wir klären Ihre Ausgangslage und Personenzahl.
- Sie erhalten eine Einordnung zum Pilotzugang.
- Wir sagen offen, was Wachakte derzeit noch nicht abbildet.
Anfrage zu Wachakte
Nennen Sie Ihre Unternehmensgröße und den Anlass Ihrer Anfrage. Besonders hilfreich ist, wenn Sie kurz beschreiben, wie Sie Nachweise von Wachpersonen heute verwalten.